Administrative Project Specialist (Training) / Spécialiste de projet administratif (Formation)

Additional Locations: Canada-QC-Montreal

Diversity - Innovation - Caring - Global Collaboration - Winning Spirit - High Performance

At Boston Scientific, we’ll give you the opportunity to harness all that’s within you by working in teams of diverse and high-performing employees, tackling some of the most important health industry challenges. With access to the latest tools, information and training, we’ll help you in advancing your skills and career. Here, you’ll be supported in progressing – whatever your ambitions.

About the role:

The Onboarding and Training Specialist is responsible for overseeing the integration process for new employees and developing, coordinating, and delivering training programs, with a particular focus on clinical studies, animal studies, and laboratory protocols. This role involves organizing engaging training events, workshops, and “show-and-tell” sessions to ensure employees are equipped with the knowledge and skills required in their specialized roles. The ideal candidate will have experience in clinical research and animal studies, along with event planning and execution expertise.

Your responsibilities will include:

• Coordinate the full onboarding process for new employees, ensuring they receive a comprehensive understanding of company policies, procedures, and role-specific requirements.
• Conduct orientation sessions that include company culture, compliance procedures, workforce management platforms, and products overviews.
• Prepare and manage all onboarding materials, documentation, and communication with new hires.
• Collaborate with HR and department managers to ensure all necessary paperwork and compliance is completed.
• Serve as the primary point of contact for new employees during the onboarding process, offering guidance and support as needed.
• Develop and organize training programs, with a particular emphasis on clinical studies, animal studies, laboratory safety, and industry-specific regulations.
• Plan and facilitate "show-and-tell" training events to demonstrate processes, tools, or procedures in a hands-on, interactive environment.
• Schedule and coordinate both in-person and virtual training sessions, ensuring that all sessions are properly resourced and executed smoothly.
• Collaborate with clinical and animal study teams to ensure that specialized knowledge is transferred effectively to R&D individuals who can benefit from it.
• Organize events such as workshops, seminars, and demonstrations that promote learning and engagement around clinical, animal study, and research topics.
• Work with internal teams and external vendors to plan and execute successful training events, including coordinating logistics, materials, and communication.

Required qualifications:

• Bachelor’s degree in Life Sciences, Clinical Research, Business Administration, or a related field (or equivalent experience).
• 3+ years of relevant experience managing onboarding processes for new hires.
• Excellent organizational, communication and collaboration skills.
• Proven experience in onboarding, training coordination, or HR-related functions, with a focus on clinical studies, animal studies, or laboratory settings.
• Strong organizational and project management skills, particularly in planning and executing training events and workshops.
• Excellent communication and interpersonal skills, with the ability to work cross-functionally with clinical, research, and HR teams.
• Experience in developing and delivering hands-on, interactive training sessions (e.g., show-and-tell events).
• Proficiency with training software, workforce platforms, and MS Office Suite.
• A proactive approach to employee development, with a focus on fostering a safe, compliant, and engaging learning environment.
• Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment and attention to detail.

Preferred qualifications:

• Experience working in clinical research or with animal studies, including familiarity with medical device industry regulations.
• Certification in training or HR-related certifications.
• Event planning experience, particularly in coordinating professional development or educational seminars/workshops.
• Knowledge of compliance and safety protocols related to clinical or animal studies.

À propos du poste

Le spécialiste de l’intégration et de la formation supervise le processus d’intégration des nouveaux employés et élabore, coordonne et dispense des programmes de formation en mettant l’accent sur les études cliniques, les études animales et les protocoles de laboratoire. Ses fonctions consistent à organiser des activités de formation, des ateliers et des séances de démonstration pour s’assurer que les employés possèdent les connaissances et les compétences requises pour exercer leurs fonctions spécialisées. Le candidat idéal aura une expérience en recherche clinique et en études animales ainsi qu’en planification et en tenue d’activités.

Responsabilités 

• Coordonner l’ensemble du processus d’intégration des nouveaux employés en veillant à ce qu’ils comprennent parfaitement les politiques et les procédures organisationnelles ainsi que les exigences rattachées à leurs fonctions.
• Organiser des séances d’orientation portant sur la culture organisationnelle, les procédures d’assurance de la conformité, les plateformes de gestion des ressources humaines et les produits.
• Préparer et gérer l’ensemble du matériel d’intégration, de la documentation et des communications avec les nouveaux employés.
• Collaborer avec les RH et les responsables des services pour s’assurer que toutes les exigences en matière de documents et de conformité sont respectées.
• Agir comme premier point de contact auprès des nouveaux employés au cours du processus d’intégration en leur prodiguant des conseils et du soutien au besoin.
• Préparer et organiser des activités de formation en mettant l’accent sur les études cliniques, les études animales, la sécurité en laboratoire et la réglementation applicable à l’industrie.
• Planifier et animer des formations de type « expression libre et partage » pour démontrer des processus, des outils ou des procédures dans un environnement pratique et interactif.
• Programmer et coordonner des séances de formation en personne et virtuelles en veillant à ce que toutes les séances soient dotées des ressources nécessaires et se déroulent sans heurts.
• Collaborer avec des équipes d’études cliniques et animales pour s’assurer que les connaissances spécialisées sont transférées efficacement aux personnes de la R et D qui peuvent en bénéficier.
• Organiser des activités comme des ateliers, des séminaires et des démonstrations qui favorisent l’apprentissage et l’engagement autour de sujets cliniques, d’études animales et de recherche.
• Travailler avec les équipes internes et les fournisseurs externes pour planifier et tenir des activités de formation fructueuses, notamment en assurant la coordination de la logistique, du matériel et des communications.

Qualifications requises 

• Baccalauréat en sciences de la vie, en recherche clinique, en administration des affaires ou dans un domaine connexe (ou expérience équivalente).
• 3 ans d'expérience pertinente dans la gestion des processus d'intégration des nouveaux employés
• Excellentes aptitudes en matière d’organisation, de communication et de collaboration.
• Expérience avérée dans l’intégration, la coordination de la formation ou les fonctions liées aux RH, notamment dans le domaine des études cliniques, des études animales ou des environnements de laboratoire.
• Solides compétences en matière d’organisation et de gestion de projets, en particulier dans la planification et l’exécution d’activités et d’ateliers de formation.
• Excellentes aptitudes en matière de communications et de relations interpersonnelles, avec capacité de travailler de manière transversale avec des équipes des domaines cliniques, de la recherche et des ressources humaines.
• Expérience dans la préparation et la tenue de séances de formation pratiques et interactives (p. ex. des formations de type « expression libre et partage »).
• Maîtrise des logiciels de formation, des plateformes du secteur de l’emploi et de la suite MS Office.
• Approche proactive du cheminement professionnel du personnel axée sur la promotion d’un environnement d’apprentissage sûr, réglementaire et motivant.
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement en évolution rapide et souci du détail.

Qualifications souhaitées

• Expérience en recherche clinique ou en études sur des animaux, notamment une bonne connaissance de la réglementation applicable à l’industrie des dispositifs médicaux.
• Certification dans le domaine de la formation ou des RH.
• Expérience en planification d’activités, en particulier en coordination de séminaires ou d’ateliers de perfectionnement professionnel ou de formation.
• Connaissance des protocoles en matière de conformité et de sécurité liés aux études cliniques ou animales.

Requisition ID: 601350

Minimum Salary: $79700 

Maximum Salary: $158200 

The anticipated compensation listed above and the value of core and optional employee benefits offered by Boston Scientific (BSC) – see www.bscbenefitsconnect.com--will vary based on actual location of the position and other pertinent factors considered in determining actual compensation for the role. Compensation will be commensurate with demonstrable level of experience and training, pertinent education including licensure and certifications, among other relevant business or organizational needs. At BSC, it is not typical for an individual to be hired near the bottom or top of the anticipated salary range listed above.

Compensation for hourly, non-sales roles may also include variable compensation from time to time (e.g., any overtime and shift differential) and annual bonus target (subject to plan eligibility and other requirements).

Compensation for salaried, non-sales roles may also include variable compensation, i.e., annual bonus target and long-term incentives (subject to plan eligibility and other requirements).

Compensation for sales roles is governed by Sales Incentive Compensation Plan (which includes certain annual non-discretionary incentives based on predetermined objectives).

As a leader in medical science for more than 40 years, we are committed to solving the challenges that matter most – united by a deep caring for human life. Our mission to advance science for life is about transforming lives through innovative medical solutions that improve patient lives, create value for our customers, and support our employees and the communities in which we operate. Now more than ever, we have a responsibility to apply those values to everything we do – as a global business and as a global corporate citizen.

So, choosing a career with Boston Scientific (NYSE: BSX) isn’t just business, it’s personal. And if you’re a natural problem-solver with the imagination, determination, and spirit to make a meaningful difference to people worldwide, we encourage you to apply and look forward to connecting with you!