R&D Document Control Specialist / spécialiste du contrôle documentaire

Additional Location(s): Canada-QC-Montreal

Diversity - Innovation - Caring - Global Collaboration - Winning Spirit - High Performance

At Boston Scientific, we’ll give you the opportunity to harness all that’s within you by working in teams of diverse and high-performing employees, tackling some of the most important health industry challenges. With access to the latest tools, information and training, we’ll help you in advancing your skills and career. Here, you’ll be supported in progressing – whatever your ambitions.       

About the role 
The R&D Document Control Specialist will manage and coordinate controlled documents using an electronic system, handle engineering and design change notices, and ensure timely updates to engineering documentation. Furthermore, they will review documentation for accuracy, facilitate Change Control Board requests, and train team members on document control procedures.

Your responsibilities will include:

• Create, coordinate, and maintain all controlled document files using an electronic system.
• Copy, distribute and maintain documents in accordance with company procedures.
• Review final version of documentation changes for any potential issues and work with engineers to resolve them.
• Develop, receive, and review process engineering changes notices (CNs) and design change assessments (DCAs).
• Change Notice (CN) Process: Process CN through various stages of the CN process. This may include CN creation, Submission Review; Implementation, and Document Issuance (Manages the distribution of documents as needed).
• Interpret and implement corporate documentation requirements as they relate to local documentation requirements.
• Coordinate Change Control Board Documentation requests:
• Ensure engineering documentation is changed in a timely and accurate manner.
• Ensure new part numbers are created utilizing established naming conventions, product structures are developed, and parts being changed are clearly flagged to support engineering changes and new product releases.
• Review CN packages for completeness and accuracy.
• Ensure CNs are prepared and distributed to functional areas as defined by the CN process.
• Inform the appropriate individuals when CNs are approved to facilitate a smooth change or introduction.
• Aid in training personnel regarding document format, content, use, control, and the document control system.

Required qualifications:

• Bachelor’s degree or equivalent in a related field.
• 2+ years related experience in the medical device industry.
• 2+ years’ experience managing documentation and complex activities.
• Experience managing multiple electronic documentation systems and processing documents and drawings for approval.
• A knowledge and understanding how regularly available information is developed and maintained including drawings, design specifications, AML/AVLs and internal bills of material (BOMs).
• Experience managing electronic documentation systems and processing documents and drawings for approval.
• Excellent organizational, communication and collaboration skills.
• Excellent documentation skills.

Preferred qualifications:

• Experience using electronic document systems such as Windchill.
• Ability to work under limited supervision and manage multiple tasks and prioritize assignments with limited time constraints while working consistently in a fast-paced environment.
• Flexibility and ability to adjust to changing priorities and unforeseen events.

À propos du poste

Le ou la spécialiste du contrôle documentaire sera responsable de la gestion et de la coordination des documents contrôlés à l’aide d’un système électronique, du traitement des avis de modification en ingénierie et en conception, ainsi que de la mise à jour ponctuelle de la documentation d’ingénierie. La personne titulaire du poste révisera également la documentation afin d’en assurer l’exactitude, facilitera les demandes du comité de contrôle des changements et formera les membres de l’équipe aux procédures de contrôle documentaire.

Vos responsabilités comprendront :

• Créer, coordonner et maintenir tous les fichiers de documents contrôlés à l’aide d’un système électronique.
• Copier, distribuer et maintenir les documents conformément aux procédures de l’entreprise.
• Réviser les versions finales des modifications de documents afin d’identifier tout problème potentiel et collaborer avec les ingénieurs pour les résoudre.
• Élaborer, recevoir et réviser les avis de modification des procédés d’ingénierie (CN) et les évaluations de modifications de conception (DCA).
• Processus d’avis de modification (CN) : traiter les CN à travers les différentes étapes du processus, incluant la création du CN, la revue de la soumission, la mise en œuvre et l’émission des documents (gestion de la distribution des documents au besoin).
• Interpréter et mettre en œuvre les exigences corporatives en matière de documentation en lien avec les exigences locales.
• Coordonner les demandes de documentation du comité de contrôle des changements :
• S’assurer que la documentation d’ingénierie est modifiée de façon exacte et dans les délais requis.
• Veiller à ce que de nouveaux numéros de pièces soient créés selon les conventions de nomenclature établies, que les structures de produits soient développées et que les pièces modifiées soient clairement identifiées afin de soutenir les changements d’ingénierie et les lancements de nouveaux produits.
• Réviser les dossiers de CN afin d’en vérifier l’exhaustivité et l’exactitude.
• S’assurer que les CN sont préparés et distribués aux secteurs fonctionnels conformément au processus de CN.
• Informer les personnes concernées lorsque les CN sont approuvés afin de faciliter une transition ou une introduction harmonieuse.
• Contribuer à la formation du personnel concernant le format, le contenu, l’utilisation, le contrôle des documents ainsi que le système de gestion documentaire.

Qualifications requises :

• Baccalauréat ou diplôme équivalent dans un domaine connexe.
• Minimum de 2 ans d’expérience pertinente dans l’industrie des dispositifs médicaux.
• Minimum de 2 ans d’expérience en gestion de la documentation et d’activités complexes.
• Expérience dans la gestion de multiples systèmes électroniques de documentation et le traitement de documents et de dessins pour approbation.
• Connaissance et compréhension du développement et de la maintenance de l’information couramment utilisée, incluant les dessins, les spécifications de conception, les AML/AVL et les nomenclatures internes (BOM).
• Excellentes compétences organisationnelles, de communication et de collaboration.
• Excellentes aptitudes en rédaction et en gestion de la documentation.

Qualifications souhaitées :

• Expérience avec des systèmes électroniques de gestion documentaire tels que Windchill.
• Capacité à travailler avec une supervision limitée, à gérer plusieurs tâches simultanément et à établir les priorités dans des délais serrés, tout en évoluant dans un environnement dynamique et rapide.
• Flexibilité et capacité d’adaptation face aux priorités changeantes et aux situations imprévues.

Requisition ID: 622378

Minimum Salary: $49700 

Maximum Salary: $98900 

The anticipated compensation listed above and the value of core and optional employee benefits offered by Boston Scientific (BSC) – see www.bscbenefitsconnect.com--will vary based on actual location of the position and other pertinent factors considered in determining actual compensation for the role. Compensation will be commensurate with demonstrable level of experience and training, pertinent education including licensure and certifications, among other relevant business or organizational needs. At BSC, it is not typical for an individual to be hired near the bottom or top of the anticipated salary range listed above.

Compensation for hourly, non-sales roles may also include variable compensation from time to time (e.g., any overtime and shift differential) and annual bonus target (subject to plan eligibility and other requirements).

Compensation for salaried, non-sales roles may also include variable compensation, i.e., annual bonus target and long-term incentives (subject to plan eligibility and other requirements).

Compensation for sales roles is governed by Sales Incentive Compensation Plan (which includes certain annual non-discretionary incentives based on predetermined objectives).

Our organization is across Canada and has commercial representation in 140 countries.

This job involves regular collaboration with colleagues, clients, and stakeholders across Canada, the U.S., and/or internationally, making proficiency in English essential for effective communication and alignment. English is necessary for engaging with a range of documentation and maintaining effective communication if interacting with external clients or vendors.

As detailed in the job description, this job involves communicating, both verbally and in writing, with other Boston Scientific teams located across Canada, the United States and/or with our international clients and partners. International customers and partners represent an important part of our activities. Based on an evaluation, we have determined that the duties of R&D Document Control Specialist / spécialiste du contrôle documentaireposition require knowledge of English in addition to French (oral and written). We also determined that the English language skills already required of other employees do not permit the performance of English language skills tasks related to R&D Document Control Specialist / spécialiste du contrôle documentaire position.

However, in Québec, Boston Scientific limits as much as possible the number of positions for which it requires the knowledge of another language than French. Boston Scientific solely requires proficiency in English where it is necessary for the performance of an employee’s duties.