R&D Inventory Specialist / Spécialiste en l'inventaire (R et D)

Additional Location(s): Canada-QC-Montreal

Diversity - Innovation - Caring - Global Collaboration - Winning Spirit - High Performance

At Boston Scientific, we’ll give you the opportunity to harness all that’s within you by working in teams of diverse and high-performing employees, tackling some of the most important health industry challenges. With access to the latest tools, information and training, we’ll help you in advancing your skills and career. Here, you’ll be supported in progressing – whatever your ambitions.       

About the role 
The Inventory Specialist is responsible for keeping track of all R&D inventory. Their main duties include preparing excel lists for purchase orders, inventory counts, organization of shelves with proper labelling and bins, logging all inventory in an organized spreadsheet, and ensuring that quantities of product components, equipment, and supplies are maintained at all times. They are responsible for warehousing activities, such as receiving/shipping, organizing the warehouse to help maintain a safe work environment. In addition, be the primary back-up to the Purchasing Specialist to place purchase orders, consolidate invoices and support new component vendors.

Your responsibilities will include:

• Receive and ship medical devices and components and maintain the warehouse in a clean and organized fashion to ensure a safe work environment.
• Review drawings and Bill of materials to prepare excel sheets for component orders with quantities based on demand.
• Keep track of raw materials, equipment, shipments, incoming deliveries, and stock.
• Manage inventory using Master excel sheets and maintain it with frequent inventory counts.
• Prevent shortages of supply or manage unexpected shortages.
• Order materials as needed.
• Reconcile inventory differences between physical stock and digital data.
• Review incoming and outgoing orders and sort them on shelves with labels accordingly.
• Create, update, and maintain supplier purchasing files that are complete with pricing information.
• Work with external vendors to ensure the schedule facility tasks are completed and documented in the electronic management system.
• Other duties as required.

Required qualifications:

• Bachelor’s degree in Supply Chain, Business or related field, or equivalent years of experience
• 2+ years’ related experience in inventory tracking and warehouse tasks, such as shipping and receiving.
• 2+ years’ related experience working within R&D/Engineering work environments and companies.
• Basic technical concepts and practices and a basic understanding of product or systems fundamentals.
• Experience using excel for inventory tracking and master lists.
• Excellent organizational, communication and collaboration skills.
• Excellent documentation skills.
• Strong attention to detail, organizational, interpersonal, written and verbal communication skills.
• Strong proficiency in MS Office Software including Excel, Outlook, Access, PowerPoint, and MS Word.

Preferred qualifications:

• Work experience in the medical device industry.
• Familiarity reading mechanical drawings (CAD drawings) and Bills of Material.
• Ability to work under limited supervision and manage multiple tasks and prioritize assignments with limited time constraints while working consistently in a fast-paced environment.
• Ability to prepare purchase orders and consolidate invoices.
• Flexibility and ability to adjust to changing priorities and unforeseen events.
• Must be able to perform multiple high-level tasks within structured timelines.
• Experience using electronic document systems such as Windchill.

À propos du poste 
Le ou la spécialiste de l’inventaire est responsable du suivi de tout l’inventaire lié à la R et D. Ses principales tâches comprennent la préparation de listes Excel pour les bons de commande, les décomptes d’inventaire, l’organisation des étagères avec un étiquetage et des bacs appropriés, la consignation de tout l’inventaire dans un fichier Excel structuré, ainsi que le maintien en tout temps des quantités de composants, d’équipements et de fournitures. Il ou elle est également responsable des activités d’entreposage, telles que la réception et l’expédition, ainsi que de l’organisation de l’entrepôt afin de maintenir un environnement de travail sécuritaire. De plus, cette personne agit comme remplaçant principal ou remplaçante principale au ou à la spécialiste des achats pour la passation de commandes, la consolidation des factures et le soutien des nouveaux fournisseurs de composants.

Responsabilités :

• Réceptionner et expédier les dispositifs médicaux et les composants, et maintenir l’entrepôt propre et organisé afin d’assurer un environnement de travail sécuritaire.
• Examiner les dessins techniques et les nomenclatures pour préparer des feuilles Excel de commandes de composants, avec des quantités basées sur la demande.
• Assurer le suivi des matières premières, de l’équipement, des expéditions, des livraisons entrantes et du stock.
• Gérer l’inventaire à l’aide de feuilles maîtresses Excel et le maintenir à jour avec des décomptes d’inventaire fréquents.
• Prévenir les pénuries de fournitures ou gérer les ruptures imprévues.
• Commander les matériaux au besoin.
• Réconcilier les écarts d’inventaire entre le stock physique et les données numériques.
• Examiner les commandes entrantes et sortantes, et les classer sur les étagères avec des étiquettes appropriées.
• Créer, mettre à jour et maintenir les dossiers d’achats fournisseurs, complets avec les informations de prix.
• Collaborer avec les fournisseurs externes pour s’assurer que les tâches planifiées pour les installations sont complétées et documentées dans le système électronique de gestion.
• Effectuer d’autres tâches au besoin.

Compétences requises :

• Baccalauréat en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en administration des affaires ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente.
• Minimum de 2 ans d’expérience pertinente en suivi d’inventaire et en tâches d’entrepôt, telles que l’expédition et la réception.
• Minimum de 2 ans d’expérience pertinente dans des environnements de travail en R-D ou en ingénierie.
• Connaissance de base des concepts et pratiques techniques ainsi qu’une compréhension élémentaire des produits ou des systèmes.
• Expérience de l’utilisation d’Excel pour le suivi de l’inventaire et la gestion de listes maîtresses.
• Excellentes compétences en organisation, en communication et en collaboration.
• Excellentes compétences en documentation.
• Grande attention aux détails, et solides compétences en organisation, en relations interpersonnelles, en communication écrite et verbale.
• Solide maîtrise de la suite MS Office, y compris Excel, Outlook, Access, PowerPoint et Word.

Compétences souhaitées :

• Expérience de travail dans l’industrie des dispositifs médicaux.
• Familiarité avec la lecture de dessins mécaniques (dessins CAO) et de nomenclatures (Bill of Materials).
• Capacité à travailler avec une supervision minimale, à gérer plusieurs tâches et à prioriser les mandats dans des délais restreints, tout en maintenant un rythme constant dans un environnement dynamique.
• Capacité à préparer des bons de commande et à consolider des factures.
• Souplesse et capacité d’adaptation aux priorités changeantes et aux imprévus.
• Doit être en mesure d’exécuter plusieurs tâches complexes dans des échéanciers structurés.
• Expérience avec des systèmes électroniques de gestion documentaire tels que Windchill.

Requisition ID: 620521

Minimum Salary: $43200 

Maximum Salary: $85900 

The anticipated compensation listed above and the value of core and optional employee benefits offered by Boston Scientific (BSC) – see www.bscbenefitsconnect.com--will vary based on actual location of the position and other pertinent factors considered in determining actual compensation for the role. Compensation will be commensurate with demonstrable level of experience and training, pertinent education including licensure and certifications, among other relevant business or organizational needs. At BSC, it is not typical for an individual to be hired near the bottom or top of the anticipated salary range listed above.

Compensation for hourly, non-sales roles may also include variable compensation from time to time (e.g., any overtime and shift differential) and annual bonus target (subject to plan eligibility and other requirements).

Compensation for salaried, non-sales roles may also include variable compensation, i.e., annual bonus target and long-term incentives (subject to plan eligibility and other requirements).

Compensation for sales roles is governed by Sales Incentive Compensation Plan (which includes certain annual non-discretionary incentives based on predetermined objectives).

Our organization is across Canada and has commercial representation in 140 countries.

This job involves regular collaboration with colleagues, clients, and stakeholders across Canada, the U.S., and/or internationally, making proficiency in English essential for effective communication and alignment. English is necessary for engaging with a range of documentation and maintaining effective communication if interacting with external clients or vendors.

As detailed in the job description, this job involves communicating, both verbally and in writing, with other Boston Scientific teams located across Canada, the United States and/or with our international clients and partners. International customers and partners represent an important part of our activities. Based on an evaluation, we have determined that the duties of R&D Inventory Specialist / Spécialiste en l'inventaire (R et D)position require knowledge of English in addition to French (oral and written). We also determined that the English language skills already required of other employees do not permit the performance of English language skills tasks related to R&D Inventory Specialist / Spécialiste en l'inventaire (R et D) position.

However, in Québec, Boston Scientific limits as much as possible the number of positions for which it requires the knowledge of another language than French. Boston Scientific solely requires proficiency in English where it is necessary for the performance of an employee’s duties.